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Änderung: Aktiengesellschaften
Seit dem 1. Januar 2023 sind die neuen Regelungen für Aktiengesellschaften und wesentliche Änderungen in der Regelung für Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Gesellschaften mit zusätzlicher Haftung („GmbHs und GmzHs“) in Kraft.
Das neue Gesetz über Aktiengesellschaften (das „Gesetz“), das bestimmte Änderungen in Bezug auf die Tätigkeiten von GmbHs und GmzHs einführt, bietet den Unternehmen weitaus umfassendere Möglichkeiten der Organisation ihrer Tätigkeiten, der Stimmabgabe und der Entscheidungsfindung und verbessert den Schutz der Aktionäre von Aktiengesellschaften, GmbHs und GmzHs.
Welche Gesellschaften müssen die Satzungen aktualisieren?
Das Gesetz verpflichtet die Aktiengesellschaften, ihre Tätigkeiten, einschließlich der Satzungen und internen Vorschriften, bis zum 31.12.2023 mit dem Gesetz in Einklang zu bringen. Diese Änderungen können sich auf die Unternehmensführung, die Entscheidungsfindung, die Abstimmungsverfahren usw. beziehen und müssen von der Hauptversammlung genehmigt werden. Da die meisten Aktiengesellschaften in der Ukraine einmal im Jahr, nämlich im April, Hauptversammlungen abhalten, ist es am besten, alle erforderlichen Änderungen an den Satzungen und Geschäftsordnungen zu diesem Zeitpunkt vorzunehmen, um keine Zeit mit der Einberufung außerordentlicher Versammlungen unter dem Druck gesetzlicher Fristen zu verlieren.
Wenn die Veerwaltung einer Aktiengesellschaft punktuelle Änderungen an der Satzung vornehmen möchte, wird die Registerstelle diese erst genehmigen, wenn die Satzung vollständig mit dem neuen Gesetz übereinstimmt. Daher ist es ratsam, die gesamte Satzung auf ihre Übereinstimmung mit dem neuen Gesetz zu überprüfen und sie so bald wie möglich zu aktualisieren.
Für GmbHs und GmzHs sieht das Gesetz keine Fristen für die Aktualisierung von Satzungen oder Satzungsänderungen vor, aber die neuen Möglichkeiten der elektronischen Stimmabgabe, des Schutzes vor Raider-Angriffen und der Vereinfachung der Unternehmensverwaltung werden nur denjenigen Unternehmen zur Verfügung stehen, die ihre Satzungen und Statuten an die neuen Rechtsvorschriften angepasst haben. Ohne Änderungen an den internen Dokumenten werden viele der Neuerungen, von denen wir die nützlichsten im Folgenden skizzieren, nicht funktionieren.
Darüber hinaus legt das Gesetz eine neue Anforderung für die Satzungen von GmbHs und GmzHs fest, die nun Bestimmungen über die Verbuchung von GmbH- und GmzH-Anteilen im Buchhaltungssystem der zentralen Wertpapierverwahrungsstelle enthalten müssen. Die Satzungen von neu gegründeten GmbHs und GmzHs müssen diese Bestimmung enthalten.
Eine neue Ära beim Schutz von GmbHs und GmzHs vor Überfällen
Da praktisch alle lokalen Notare und Registerbeamten Zugang zum Einheitlichen Staatlichen Register für juristische Personen, Einzelunternehmer und öffentliche Organisationen (das „ESR“) haben, das offen und öffentlich zugänglich ist, haben skrupellose Registerbeamte regelmäßig ihre Befugnisse missbraucht und bestimmte illegale Handlungen begangen, was dazu führte, dass Anteile an GmbHs und GmzHs häufig willkürlich und unkontrolliert veräußert wurden. Dies erhöhte das Risiko eines möglichen Raider-Angriffs auf das Unternehmen erheblich. Dieses Problem bestand bei den Aktiengesellschaften nicht, da das Eigentum der Aktionäre an ihren Aktien durch die Eintragung dieser Aktien in das Verwahrungssystem und nicht im Einheitlichen Staatlichen Register geschützt ist.
Nach dem 01. Januar 2023 werden die Gesellschafter von GmbHs und GmzHs nun auch die Möglichkeit haben, ihre Geschäftsanteile nicht mehr im ESR, sondern im Verwahrungssystem zu registrieren. Wenn das Unternehmen bereits in Betrieb ist und die Anteile bereits im einheitlichen staatlichen Register eingetragen sind, ermöglicht das Gesetz die erneute Eintragung dieser Anteile im Verwahrungssystem. In diesem Fall kann der Anteilseigner eine Verwahrungsstelle für die Eintragung seines Anteils wählen, z.B. die Bank, bei der der Anteilseigner oder die GmbH betreut wird. Nach der Neuregistrierung kann nur diese Verwahrstelle (Bank) Transaktionen mit den Anteilen durchführen, was die Sicherheit des GmbH-Vermögens erheblich erhöht und das Risiko einerfeindlichen Übernahme des Unternehmens oder seines Eigentums durch Raider verringert.
GmbHs und GmzHs, deren Anteile im Buchhaltungssystem verbucht werden, können Dividenden über ein solches Buchhaltungssystem ausschütten sowie Gesellschafterversammlungen unter Verwendung elektronischer Kommunikation über ein solches System abhalten.
Das System für die Verbuchung von GmbH- und GmzH-Anteilen sieht die Möglichkeit vor, Treuhandkonten für Gesellschaftsanteile zu eröffnen, wodurch gewährleistet wird, dass das System für die Verbuchung von Anteilen Änderungen im Eigentum an diesen Anteilen durch eine andere Person, die vom Inhaber des Treuhandkontos angegeben wird, widerspiegelt, wenn die entsprechenden Gründe vorliegen, wie z.B. die vollständige Zahlung des Gesellschaftsanteils oder die Erfüllung anderer Verpflichtungen aus dem Vertrag. Dadurch werden die Garantien für Gläubiger, deren Forderungen durch eine Verpfändung von Gesellschaftsrechten an einer GmbH oder GmzH gesichert sind, erhöht.
Die Möglichkeit, GmbH- und GmzH-Anteile bei einer Verwahrstelle zu registrieren, wird erst ab dem 01. Januar 2024 zur Verfügung stehen, da die Nationale Wertpapier- und Börsenaufsichtsbehörde (die „NWBA“) derzeit alle notwendigen regulatorischen Dokumente ausarbeitet, um das entsprechende Verfahren und die Verfahrensfragen zu regeln. Die Vorschrift, dass GmbH- und GmzH-Satzungen eine Bestimmung über die Verbuchung von GmbH- und GmzH-Anteilen im Buchhaltungssystem der zentralen Wertpapierverwahrungsstelle enthalten müssen, ist jedoch bereits in Kraft. In Anbetracht dessen empfehlen wir, dass alle GmbHs und GmzHs diese und andere Bestimmungen, einschließlich derer zur elektronischen Stimmabgabe, bereits in ihre Satzungen aufnehmen sollten.
Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung
Die alten Rechtsvorschriften sahen recht strenge Anforderungen für die Abhaltung einer Hauptversammlung und die Erstellung des Protokolls einer solchen Versammlung vor. Selbst wenn sich die Aktionäre darauf einigten, alle Fragen auf der Tagesordnung der Hauptversammlung zu klären, dauerte das Verfahren in der Regel mindestens einen Monat. Das frühere Gesetz erlaubte es AGs im Gegensatz zu GmbHs nicht, das Protokoll innerhalb eines Tages nach der Versammlung zu erstellen. Infolgedessen verzögerte sich die Umsetzung wichtiger Entscheidungen häufig aufgrund bürokratischer Vorschriften. Das neue Gesetz hat das Verfahren zur Abhaltung von Hauptversammlungen in AGs vereinfacht. Hauptversammlungen können nun online abgehalten werden, und eine 30-tägige Vorankündigung an die Aktionäre ist nicht erforderlich, wenn die Aktionäre einstimmig abstimmen. Das Protokoll kann unmittelbar nach der Hauptversammlung veröffentlicht werden, sofern alle Aktionäre es unterzeichnen.
Geschäftsführung und der Vorstand (Board of Directors)
Das neue Gesetz ermöglicht es Kapitalgesellschaften (sowohl Aktiengesellschaften als auch GmbHs und GmzHs), ein westliches Governance-Modell mit einem einzigen operativen Organ im Unternehmen – dem Vorstand – einzuführen, an Stelle der bisherigen zwei Organe – dem Exekutivorgan und dem Aufsichtsrat.
Dieses Modell ermöglicht es den Unternehmen, die Zahl der Organe, Verfahren und Protokolle zu reduzieren. Gleichzeitig vereint der Verwaltungsrat selbst die dem Aufsichtsrat zugewiesenen Kontrollfunktionen und die in die Zuständigkeit des Exekutivorgans fallenden Verwaltungsfunktionen.
Um diese Möglichkeit zu verwirklichen, sollte die Satzung des Unternehmens ein einstufiges Managementmodell mit einem Verwaltungsrat vorsehen. Der Verwaltungsrat besteht aus geschäftsführenden (Management) und nicht geschäftsführenden Mitgliedern (Managementkontrolle). Die geschäftsführenden Direktoren nehmen die Managementfunktionen des Unternehmens wahr und leiten das Tagesgeschäft. Die nicht geschäftsführenden Direktoren, die völlig unabhängig oder „gewöhnlich“ sein können, sind für Aufsichts-, Risikomanagement- und Kontrollfunktionen zuständig. Die nicht geschäftsführenden Direktoren dürfen sich nicht in das Tagesgeschäft des Unternehmens einmischen, es sei denn, der Verwaltungsrat oder sein Ausschuss (falls vorhanden) fasst entsprechende Beschlüsse.
In der Praxis vereinfacht die Zusammenlegung der jeweiligen Funktionen in einem Gremium den Informationsaustausch und verbessert die Dynamik der Entscheidungsfindung im Vergleich zum zweistufigen Modell, bei dem Vorstand und Aufsichtsrat getrennt sind und eigentlich keine gemeinsamen Sitzungen zur Erörterung der wichtigsten Fragen abhalten.
Infolgedessen sind die Verwaltung und der Betrieb von AGs, GmbHs und GmzHs viel flexibler geworden als zuvor, was es ihren Teilnehmern und Aktionären ermöglicht, Mechanismen zu nutzen, die in westlichen Ländern wie den USA und Großbritannien seit langem verwendet werden, in der Ukraine aber bis vor kurzem nicht verfügbar waren.
